Connecter TimeStatement à bexio : synchronisation, clients et problèmes courants – TimeStatement AG

L'interface bexio relie TimeStatement à votre comptabilité bexio. Cet article explique la configuration, ce qui est synchronisé et comment résoudre les problèmes courants – sans gérer les données clients en double.

Pages produit officielles de l'intégration bexio sur le site web de TimeStatement :

Suivi du temps et factures : https://timestatement.com/schweiz/bexio-schnittstelle
Dépenses : https://timestatement.com/schweiz/bexio-spesen-schnittstelle
Salaires : https://timestatement.com/schweiz/bexio-lohnbuchhaltung-schnittstelle

Ce que permet l'interface bexio

TimeStatement propose plusieurs intégrations bexio que vous pouvez utiliser selon vos besoins :

Temps de projet et factures : importer des clients et des projets depuis bexio ; envoyer des factures de TimeStatement à bexio sous forme de brouillons.
Salaires : transférer les heures de travail et les absences vers la comptabilité salariale de bexio.
Dépenses : envoyer des dépenses à bexio (processus distinct).

Aperçus des produits :

Activer l'interface

Ouvrez la marketplace bexio et connectez-vous.
Recherchez TimeStatement.
Cliquez sur Ajouter l'application et suivez l'assistant.

Nouveau compte TimeStatement

Si vous n'avez pas encore de compte TimeStatement, l'assistant reprend les données pertinentes de bexio. Vérifiez les données, définissez un mot de passe et connectez-vous. La première synchronisation ne prend généralement que quelques secondes.

Compte TimeStatement existant

Pour relier les comptes, vous avez besoin de droits d'administrateur dans les deux systèmes. Si les adresses e-mail des administrateurs dans TimeStatement et dans bexio correspondent, la connexion est établie automatiquement.

Vous reconnaissez que l'interface est active à l'icône bexio BX dans le pied de page de votre compte TimeStatement. Un clic sur cette icône lance une nouvelle importation des données.

Quelles données vont où ?

De bexio vers TimeStatement : utilisateurs, clients, projets et (lors de la première importation) temps de projet – dans la mesure où ces fonctions sont disponibles dans votre abonnement bexio.
De TimeStatement vers bexio : principalement lors de la création de factures (brouillon de facture dans bexio). Les données clients ne sont transmises que lorsqu'un nouveau client est créé et facturé dans TimeStatement.

Recommandation : définissez un système de référence par domaine – souvent bexio pour les données de base des clients et TimeStatement pour le temps de projet. La réécriture du temps de projet dans bexio est désactivée par défaut et n'a généralement pas de sens dans la pratique – vous risqueriez sinon une double saisie et des statuts confus dans bexio.

Catégories de clients dans bexio

Pour l'importation des clients, les règles suivantes s'appliquent :

Si moins de dix contacts sont attribués à la catégorie « Clients » dans bexio, tous les contacts sont généralement importés.
Avec plus de dix contacts, seuls les contacts explicitement marqués comme « Clients » sont importés.

Vérifiez donc les catégories dans bexio avant la première synchronisation.

Abonnement bexio et compatibilité

TimeStatement peut être utilisé indépendamment de bexio : vous pouvez gérer à tout moment les clients, les projets et le temps directement dans TimeStatement. Si vous changez d'abonnement bexio (p. ex. pour une formule sans projets/suivi du temps), les règles suivantes s'appliquent généralement :

Le transfert des factures vers bexio reste généralement possible.
Les clients et les projets ne peuvent être importés depuis bexio que si les fonctions correspondantes sont encore incluses dans bexio.
S'il n'y a pas de projets dans bexio, créez les projets dans TimeStatement. Vous pouvez continuer à gérer les clients dans bexio comme système de référence – tant que la synchronisation des clients via l'interface fonctionne – ou les gérer dans les deux systèmes si nécessaire.

bexio étant un produit tiers, clarifiez directement avec bexio les détails des abonnements et des offres en cas de doute.

Salaires : les adresses e-mail doivent correspondre

Pour l'interface de comptabilité salariale, c'est la même adresse e-mail dans TimeStatement et dans la comptabilité salariale de bexio qui permet d'associer les employés. Des adresses différentes (p. ex. une adresse professionnelle dans TimeStatement et une adresse privée dans bexio Salaires) empêchent l'affichage correct des boutons de synchronisation ou des attributions.

Vérifiez l'e-mail de la personne dans TimeStatement sous « Gestion » → « Utilisateurs ».
Vérifiez l'e-mail du même employé dans la comptabilité salariale de bexio.
Si nécessaire, créez dans TimeStatement un utilisateur avec l'adresse enregistrée dans bexio, ou harmonisez les adresses.
Sous « Aperçu » → « Temps de travail », vous pouvez utiliser si nécessaire « Mettre à jour l'accès bexio maintenant », puis « Envoyer à bexio » ou « Synchroniser avec bexio » pour les heures.

Dans bexio, reprenez ensuite les heures via la comptabilité salariale → transfert des heures → « bexio times ».

Problèmes courants

Aucun bouton de synchronisation / aucune liaison visible

Disposez-vous de droits d'administrateur dans TimeStatement et dans bexio ?
L'e-mail de l'administrateur est-il identique dans les deux systèmes ?
Pour les salaires : les e-mails des utilisateurs sont-ils harmonisés entre TimeStatement et bexio Salaires ?
L'application a-t-elle été ajoutée dans la marketplace bexio et l'assistant a-t-il été terminé ?

Des clients manquent après l'importation

Attribuez les contacts à la catégorie « Clients » dans bexio et relancez la synchronisation via l'icône BX.

Prestations / activités commerciales en double dans bexio

Si des activités commerciales ou des descriptions de prestations apparaissent en double dans bexio, nettoyez-les avec précaution dans bexio (souvent en supprimant de bas en haut jusqu'à ce qu'il ne reste que l'enregistrement de référence nécessaire), sans multiplier inutilement les données clients.

Le temps de projet ne doit pas être dupliqué dans bexio

Laissez désactivée la réécriture du temps de projet dans bexio. Facturez via TimeStatement et transmettez le brouillon de facture à bexio.

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