TimeStatement : guide d'utilisation du suivi du temps de travail

Administration

Comment me connecter à TimeStatement ?

Pour vous connecter à TimeStatement, votre administrateur vous communique l'adresse web (p. ex. https://nomdelentreprise.timestatement.com), votre adresse e-mail enregistrée et un mot de passe temporaire.

• Ouvrez votre navigateur web et saisissez l'adresse web reçue.
• Connectez-vous avec votre adresse e-mail et le mot de passe temporaire reçu.

Comment modifier mon mot de passe temporaire ?

Vous avez deux possibilités pour modifier votre mot de passe – après vous être connecté ou sans vous connecter.

1. Modification après la connexion :

• Cliquez sur votre nom en haut à droite, puis sur « Profil ».
• Saisissez votre nouveau mot de passe dans le champ « Mot de passe ».
• Cliquez sur « Enregistrer » pour confirmer le nouveau mot de passe.

2. Modification sans connexion préalable :

• Ouvrez votre navigateur web et saisissez l'adresse web reçue.
• Saisissez votre adresse e-mail dans le champ « E-mail ».
• Cliquez sur « Mot de passe oublié » pour recevoir un e-mail de modification du mot de passe.
• Ouvrez l'e-mail et cliquez sur « Changer mon mot de passe ».
• Saisissez votre nouveau mot de passe dans le champ « Mot de passe ».
• Cliquez sur « Enregistrer » pour confirmer le nouveau mot de passe.

Comment modifier la langue de mon compte utilisateur ?

TimeStatement prend en charge quatre langues : l'allemand, l'anglais, le français et l'italien. Vous pouvez en outre adapter la région, car les termes et les formats des dates, heures, durées, devises et nombres diffèrent d'un pays à l'autre. Chaque utilisateur peut définir sa propre langue et sa propre région.

• Cliquez sur votre nom en haut à droite, puis sur « Profil » et sur « Paramètres ».
• Définissez la langue et la région souhaitées.
• Cliquez sur « Enregistrer » pour appliquer les modifications.

Suivi du temps de travail

Comment saisir mon temps de travail ?

Vous avez quatre possibilités pour saisir le temps de travail dans TimeStatement.

1. Saisie avec la baguette magique (modèle prédéfini) :

Dans TimeStatement, vous pouvez enregistrer des heures de travail prédéfinies pour chaque jour de la semaine. Vous pouvez ensuite saisir votre temps de travail automatiquement en un seul clic – idéal pour des horaires fixes. Vous gagnez du temps, car vous n'avez pas à saisir manuellement les heures de début et de fin chaque jour.

• Cliquez sur « Feuilles de temps », puis sur « Temps de travail ».
• Cliquez sur l'icône de baguette magique pour remplir automatiquement le temps de travail selon le modèle prédéfini.
• Si nécessaire, vous pouvez adapter manuellement le temps de travail rempli automatiquement, par exemple si vous avez travaillé autrement que prévu dans le modèle.

Si la baguette magique est désactivée, aucun modèle de temps de travail n'a encore été enregistré pour vous. Pour utiliser la baguette magique, vous pouvez définir vous-même votre modèle de temps de travail :

• Cliquez sur votre nom en haut à droite, puis sur « Profil » et sur « Plan de travail ».
• Sous « Plan de travail hebdomadaire », vous pouvez définir vos heures de travail pour la baguette magique.

2. Saisie manuelle avec heure de début et de fin :

Cette méthode vous permet de saisir manuellement votre temps de travail ; elle convient particulièrement si vos horaires varient d'une semaine à l'autre.

• Cliquez sur « Feuilles de temps », puis sur « Temps de travail ».
• Créez une nouvelle entrée à l'heure souhaitée par glisser-déposer.
• La fenêtre « Ajouter une entrée » s'ouvre.
• Vérifiez la date ainsi que l'heure de début et de fin, et sélectionnez le type (p. ex. « Travail »).
• Vous pouvez ajouter une remarque si vous le souhaitez.
• Cliquez sur « Enregistrer ».

3. Saisie par pointage :

Lorsque vous commencez le travail, vous pointez, et lorsque vous le terminez, vous dépointez – comme avec une pointeuse classique. Cette méthode garantit une saisie du temps à la minute près.

• Cliquez sur « Feuilles de temps », puis sur « Temps de travail ».
• Lorsque vous commencez le travail, cliquez sur le bouton vert « Pointer ».
• Lorsque vous terminez le travail, cliquez sur le bouton orange « Dépointer ».

4. Saisie avec l'application mobile :

TimeStatement est disponible en tant qu'application mobile native pour iPhone et pour Android. Avec l'application mobile, vous pouvez saisir votre temps de travail directement sur votre smartphone. Cette option est particulièrement pratique si vous êtes en déplacement ou n'avez pas de poste de travail fixe avec un ordinateur.

Comment corriger ou compléter mon temps de travail ultérieurement ?

Vous pouvez modifier ou compléter votre temps de travail tant que l'entrée n'a pas été verrouillée. Si la période est verrouillée, seul votre administrateur peut effectuer des modifications. Le délai de modification de la saisie du temps dépend de votre employeur. Demandez à votre administrateur combien de temps une modification est possible.

Où voir mon solde actuel de temps de travail et de vacances ?

• Cliquez sur « Feuilles de temps », puis sur « Temps de travail ».
• Tout en haut, vous voyez un aperçu de votre temps de travail et de vos vacances.
• L'aperçu du temps de travail affiche votre solde de départ, le temps cible, le temps réel et le solde qui en résulte.
• Dans l'aperçu des vacances, vous voyez vos jours disponibles, utilisés et planifiés ainsi que le solde restant.

Comment obtenir un aperçu de mon temps de travail ?

• Cliquez sur « Feuilles de temps », puis sur « Temps de travail ».
• Cliquez sur l'icône d'imprimante et sélectionnez « Relevé mensuel en PDF » ou « Relevé mensuel en Excel ». Pour exporter une autre période, sélectionnez « Export PDF (dates personnalisées) » ou « Export Excel (dates personnalisées) ».

Absences et vacances

Comment saisir des absences ?

Vous pouvez saisir vos absences de deux manières : via « Absences planifiées » ou via le suivi du temps de travail.

1. Via « Absences planifiées » :

• Cliquez sur « Feuilles de temps », puis sur « Absences planifiées ».
• Cliquez sur « Créer Absence planifiée ».
• Pour la date, sélectionnez soit un seul jour en double-cliquant dessus, soit deux dates différentes d'un simple clic pour définir une période.
• Laissez « Toute la journée » sélectionné ou choisissez « À l'heure » pour définir l'heure de début et de fin.
• Dans le champ « Type », sélectionnez le type d'absence approprié, p. ex. « Vacances », « Malade » ou « Accident ».
• Cliquez sur « Enregistrer ».

2. Via le suivi du temps de travail :

• Cliquez sur « Feuilles de temps », puis sur « Temps de travail ».
• Créez une nouvelle entrée à l'heure souhaitée par glisser-déposer.
• La fenêtre « Ajouter une entrée » s'ouvre.
• Vérifiez la date ainsi que l'heure de début et de fin.
• Dans le champ « Type », sélectionnez le type d'absence approprié, p. ex. « Vacances », « Malade » ou « Accident ».
• Vous pouvez ajouter une remarque si vous le souhaitez.
• Cliquez sur « Enregistrer ».

Comment demander des vacances ou d'autres absences ?

Pour demander des vacances ou d'autres absences, suivez les étapes ci-dessus pour la saisie des absences. Il est important de les saisir via « Absences planifiées » et non via le suivi du temps de travail.

Selon les paramètres de votre entreprise, votre demande est soit approuvée automatiquement, soit doit être approuvée par votre superviseur. Vous voyez aussi le statut de vos demandes ici, sur la page « Absences planifiées ».

Comment consulter l'aperçu des vacances de l'équipe ?

L'aperçu des vacances de l'équipe vous aide à voir quand les membres de l'équipe sont en vacances. Il est ainsi possible de veiller à ce que tout le monde ne soit pas absent en même temps, ce qui est important pour la bonne marche de l'entreprise.

• Cliquez sur « Feuilles de temps », puis sur « Absences planifiées ».
• Cliquez sur « Aperçu des vacances ».
• Choisissez entre une vue annuelle et une vue mensuelle.
• Vous pouvez filtrer sur tous les employés ou sur certains employés.

Utilisation mobile avec l'application

TimeStatement est disponible en tant qu'application mobile native pour iPhone et pour Android et offre aux utilisateurs certaines des fonctionnalités les plus importantes.

• Connexion : lors de la connexion, saisissez votre instance – il s'agit de l'adresse web que vous avez reçue de votre administrateur. Par exemple, si l'adresse web est https://nomdelentreprise.timestatement.com, saisissez « nomdelentreprise » dans le champ de l'instance dans l'application.
• Aperçu : l'aperçu affiche votre solde de temps de travail et de vacances ainsi que vos absences planifiées. Touchez « Créer une absence planifiée » pour planifier une absence.
• Temps de travail : sélectionnez le jour et touchez la baguette magique pour utiliser un modèle de temps de travail prédéfini. Touchez l'icône plus pour ajouter une entrée de temps, définissez l'heure de début et de fin, sélectionnez le type et enregistrez l'entrée.
• Pointage : pointez et dépointez pour saisir votre temps de travail en touchant les boutons de pointage.

Remarque : ce guide utilise les termes de l'interface française de TimeStatement. Si vous utilisez TimeStatement dans une autre langue, les noms des menus et des champs s'affichent dans cette langue.