Wie erfasse ich meine Projektzeit inkl. der richtigen Einstellungen?

Mit TimeStatement können Sie Ihre erbrachten Leistungen schnell und einfach für Aufgaben, Projekte und Kunden erfassen – unterstützt durch eine praktische Timer-Funktion und die mobile Leistungserfassung per App.

Wie erfasse ich meine Tätigkeiten?

1. Klicken Sie auf den Reiter "Zeiterfassung", dann auf "Projektzeit" und anschließend auf "Tätigkeit erfassen".

2. Wählen Sie das gewünschte Projekt und die dazugehörige Aufgabe aus.

Hinweis: TimeStatement merkt sich für jeden Mitarbeiter, welches Projekt er zuletzt gebucht hat, und wählt dieses Projekt bei der nächsten Zeiterfassung automatisch aus. Wenn Sie mehrere Projekte haben, zeigt TimeStatement im Dropdown-Menü die 5 zuletzt verwendeten Projekte sowie anschließend die Kunden mit ihren Projekten nach zeitlicher Reihenfolge an.

3. Sie können den vorgesehenen Zeitaufwand manuell eingeben oder die weiter unten erklärte Stoppuhr nutzen.

Hinweis: Die Zeit kann im Format "2.5" oder "2:30" eingetragen werden – beides bedeutet 2 Stunden und 30 Minuten.

4. Geben Sie eine kurze Beschreibung der Tätigkeit ein. Diese erscheint später auf der Rechnung.

5. Aktivieren Sie die Funktion "Wiederkehrend", wenn es sich um eine wöchentlich wiederkehrende Aktivität handelt. Wählen Sie anschließend den oder die Wochentage aus, an denen die Aktivität stattfinden soll, und legen Sie fest, bis zu welchem Datum TimeStatement die Wiederholung automatisch vornehmen soll.

6. Klicken Sie auf "Speichern", um die Tätigkeit zu erfassen.

Wie benutze ich die Stoppuhr?

1. Lassen Sie das Zeitfeld leer bzw. auf null gesetzt, wenn Sie eine neue Tätigkeit erfassen.

2. Nachdem die Tätigkeit erstellt wurde, klicken Sie auf "Stoppuhr starten", um die Zeiterfassung zu beginnen.

3. Um die Erfassung zu beenden, klicken Sie auf "Stoppuhr anhalten".

Hinweis: Die Stoppuhr kann auch offline genutzt werden. Sie können die Stoppuhr für eine Tätigkeit starten und sich dann abmelden. Beim erneuten Anmelden läuft die Stoppuhr weiter und kann gestoppt werden.

Warum werden meine Tätigkeiten nicht in Rechnungen einbezogen?

Wenn eine erfasste Tätigkeit nicht in der Rechnung angezeigt wird, überprüfen Sie die Projektaufgabe der Tätigkeit darauf, ob sie verrechenbar ist:

1. Gehen Sie im Reiter "Projekt" auf das betroffene Projekt.

2. Klicken Sie auf "Aufgaben" und wählen Sie die gewünschte Aufgabe aus.

3. Stellen Sie sicher, dass unter "Verrechenbar" die Option aktiviert ist.

4. Klicken Sie auf "Speichern", um die Änderungen zu übernehmen.

Nun werden die Tätigkeiten mit der aktualisierten Projekt-Aufgabe in Rechnungen einbezogen.

Was bedeutet das Schloss an meiner Tätigkeit?

Ein Schloss-Symbol an einer Tätigkeit bedeutet, dass sie bereits verrechnet wurde und daher nicht mehr bearbeitet werden kann. Falls Änderungen erforderlich sind, müssen Sie die Rechnung löschen, um die Tätigkeit wieder zur Bearbeitung freizugeben.

Einsicht & Überprüfung der Projektzeiten nach Kunden

Um bereits erfasste Projektzeiten einzusehen oder zu überprüfen, ob alle Zeiten für einen bestimmten Kunden erfasst wurden, empfiehlt sich die Monatsansicht in der Projektzeit. Wählen Sie dazu im Dropdown-Menü der Projektzeit die Option "Monat" aus. 

In dieser Ansicht erhalten Sie eine Kalender-Übersicht der Tätigkeiten, die nach den Farben der Kunden sortiert sind. Am Ende der Ansicht finden Sie eine Legende, die jedem Kunden eine Farbe zuordnet. TimeStatement vergibt automatisch eine Farbe für jeden Kunden; eine manuelle Änderung ist derzeit nicht möglich. Wenn Sie auf einen Kunden klicken, werden ausschließlich die Projektzeiten dieses Kunden angezeigt.

Projektzeit der Mitarbeiter erfassen und bearbeiten

Kann die Projektzeit meiner Mitarbeiter erfasst oder bearbeitet werden? Ja, als Administrator haben Sie die Möglichkeit, die Projektzeit Ihrer Mitarbeiter jederzeit zu erfassen und zu bearbeiten. Gehen Sie dazu auf den Reiter "Zeiterfassung" und wählen Sie "Projektzeit" aus. Im Dropdown-Menü können Sie einen bestimmten Mitarbeiter auswählen, um dessen Projektzeiterfassung zu bearbeiten oder hinzuzufügen. Normale Benutzer können in dieser Maske nicht zwischen verschiedenen Mitarbeitern wechseln.

Wenn nicht nur der Administrator, sondern auch andere Benutzer die Projektzeiten von Mitarbeitenden erfassen oder bearbeiten sollen, können Sie als Administrator einen oder mehrere "Leiter" für die jeweiligen Benutzer festlegen. Aktivieren Sie dazu die Option "Leiter können Benutzerdaten bearbeiten" in den Funktionen. Weiter unten erfahren Sie, wie dies eingerichtet wird.

Projektzeiterfassung – Funktionen

In den Einstellungen von TimeStatement können Sie die Funktionen der Projektzeiterfassung nach Ihren Wünschen anpassen:

1. Gehen Sie zum Reiter "Verwaltung".

2. Klicken Sie auf "Einstellungen" und dann auf "Funktionen".

3. Scrollen Sie nach unten zu den Funktionen der Projektzeiterfassung.

4. Sie können folgende Optionen aktivieren, deaktivieren oder ausfüllen.

• Leiter können Benutzerdaten bearbeiten: Diese Einstellung ermöglicht es dem Leiter eines Benutzers, die Projektzeiteinträge zu bearbeiten.
• Bearbeitungsfrist: Legen Sie fest, wie lange nachträglich Projektzeiten erfasst werden dürfen – zwischen 1 und 28 Tagen. Entscheiden Sie außerdem, ob diese Frist ab dem jeweiligen Tag (Tagesende) oder erst ab dem Monatsende zählen soll. Beispiel: Wenn Sie 5 Tage und „Tagesende“ wählen, kann die Projektzeit für einen bestimmten Tag noch bis zu 5 Tage danach erfasst werden. Wählen Sie hingegen 5 Tage und „Monatsende“, kann die Projektzeiterfassung bis zum 5. Tag des Folgemonats erfolgen. Wenn „Keine Einschränkungen“ ausgewählt wird, besteht keine Bearbeitungsfrist bei der Projektzeiterfassung.
• Zeit-Eintragungsmodus: Wählen Sie zwischen „Nur Dauer“, „Nur Start und Ende“ oder „Kombiniert“, um festzulegen, wie die Projektzeit erfasst werden soll.
• Projektzeit zur Arbeitszeit hinzufügen: Sie können die Projektzeit zur Arbeitszeit hinzufügen. Diese Funktion ist standardmäßig aktiviert. Wenn Sie die Projektzeit und Arbeitszeit getrennt halten möchten, müssen Sie die Funktion deaktivieren.
• Beschreibung muss ausgefüllt werden: Legen Sie fest, ob das Beschreibungsfeld bei der Projektzeiterfassung zwingend ausgefüllt werden muss oder optional bleibt.
• Zeit muss ausgefüllt werden: Wenn diese Option aktiviert ist, wird sichergestellt, dass das Zeitfeld nicht leer bleibt und einen Wert ungleich null enthalten muss.

Zeit muss ausgefüllt werdenWährungshinweis: Alle Preisangaben in diesem Artikel erfolgen der Einfachheit halber in Euro (€). In TimeStatement sind jedoch auch andere Währungen wie CHF und USD verfügbar.