Wie erfasse ich meine Projektzeit inkl. der richtigen Einstellungen?

Mit TimeStatement können Sie Ihre erbrachten Leistungen schnell und einfach für Aufgaben, Projekte und Kunden erfassen – unterstützt durch eine praktische Timer-Funktion und die mobile Leistungserfassung per App.

Wie erfasse ich meine Tätigkeiten?

1. Klicken Sie auf den Reiter "Zeiterfassung", dann auf "Projektzeit" und anschließend auf "Tätigkeit erfassen".

2. Wählen Sie das gewünschte Projekt und die dazugehörige Aufgabe aus.

Hinweis: TimeStatement merkt sich für jeden Mitarbeiter, welches Projekt er zuletzt gebucht hat, und wählt dieses Projekt bei der nächsten Zeiterfassung automatisch aus. Wenn Sie mehrere Projekte haben, zeigt TimeStatement im Dropdown-Menü die 5 zuletzt verwendeten Projekte sowie anschließend die Kunden mit ihren Projekten nach zeitlicher Reihenfolge an.

3. Geben Sie den vorgesehenen Zeitaufwand manuell ein. Alternativ können Sie die Stoppuhr verwenden (ideal für Freelancer), die im nächsten Abschnitt erklärt wird.

Hinweis: Die Zeit kann im Format "2.5" oder "2:30" eingetragen werden – beides bedeutet 2 Stunden und 30 Minuten.

4. Geben Sie eine kurze Beschreibung der Tätigkeit ein. Diese erscheint später auf der Rechnung.

5. Aktivieren Sie die Funktion "Wiederkehrend", wenn es sich um eine wöchentlich wiederkehrende Aktivität handelt. Wählen Sie den Wochentag aus, an dem diese Aktivität jeweils stattfindet und geben Sie an, bis wann TimeStatement die Aktivität automatisch wiederholen soll.

6. Klicken Sie auf "Speichern", um die Tätigkeit zu erfassen.

Wie benutze ich die Stoppuhr?

1. Lassen Sie das Zeitfeld leer bzw. auf null gesetzt, wenn Sie eine neue Tätigkeit erfassen.

2. Nachdem die Tätigkeit erstellt wurde, klicken Sie auf "Stoppuhr starten", um die Zeiterfassung zu beginnen.

3. Um die Erfassung zu beenden, klicken Sie auf "Stoppuhr anhalten".

Hinweis: Die Stoppuhr kann auch offline genutzt werden. Sie können die Stoppuhr für eine Tätigkeit starten und sich dann abmelden. Beim erneuten Anmelden läuft die Stoppuhr weiter und kann gestoppt werden.

Warum werden meine Tätigkeiten nicht in Rechnungen einbezogen?

Wenn eine erfasste Tätigkeit nicht in der Rechnung angezeigt wird, überprüfen Sie die Projektaufgabe der Tätigkeit darauf, ob sie verrechenbar ist:

1. Gehen Sie im Reiter "Projekt" auf das betroffene Projekt.

2. Klicken Sie auf "Aufgaben" und wählen Sie die gewünschte Aufgabe aus.

3. Stellen Sie sicher, dass unter "Verrechenbar" die Option aktiviert ist.

4. Klicken Sie auf "Speichern", um die Änderungen zu übernehmen.

Nun werden die Tätigkeiten mit der aktualisierten Projekt-Aufgabe in Rechnungen einbezogen.

Was bedeutet das Schloss an meiner Tätigkeit?

Ein Schloss-Symbol an einer Tätigkeit bedeutet, dass sie bereits verrechnet wurde und daher nicht mehr bearbeitet werden kann. Falls Änderungen erforderlich sind, müssen Sie die Rechnung löschen, um die Tätigkeit wieder zur Bearbeitung freizugeben.

Einsicht & Überprüfung der Projektzeiten nach Kunden

Um bereits erfasste Projektzeiten einzusehen oder zu überprüfen, ob alle Zeiten für einen bestimmten Kunden erfasst wurden, empfiehlt sich die Monatsansicht in der Projektzeit. Wählen Sie dazu im Dropdown-Menü der Projektzeit die Option "Monat" aus. 

In dieser Ansicht erhalten Sie eine Übersicht der Tätigkeiten, die nach den Farben der Kunden sortiert sind. Am Ende der Ansicht finden Sie eine Legende, die jedem Kunden eine Farbe zuordnet. TimeStatement vergibt automatisch eine Farbe für jeden Kunden; eine manuelle Änderung ist derzeit nicht möglich. Wenn Sie auf einen Kunden klicken, werden ausschließlich die Projektzeiten dieses Kunden angezeigt.

Projektzeit der Mitarbeiter erfassen und bearbeiten

Kann die Projektzeit meiner Mitarbeiter erfasst oder bearbeitet werden? Ja, als Administrator haben Sie die Möglichkeit, die Projektzeit Ihrer Mitarbeiter jederzeit zu erfassen und zu bearbeiten. Gehen Sie dazu auf den Reiter "Zeiterfassung" und wählen Sie "Projektzeit" aus. Im Dropdown-Menü können Sie einen bestimmten Mitarbeiter auswählen, um dessen Projektzeiterfassung zu bearbeiten oder hinzuzufügen. Normale Benutzer können in dieser Maske nicht zwischen verschiedenen Mitarbeitern wechseln.

Wenn nicht nur der Administrator, sondern auch andere Benutzer die Projektzeit von Mitarbeitern erfassen oder bearbeiten sollen, können Sie als Administrator einen oder mehrere "Leiter" für den jeweiligen Benutzer festlegen und die Option "Leiter können Benutzerdaten bearbeiten" aktivieren. Diese Einstellung finden Sie im Reiter "Verwaltung" unter "Einstellungen" und dann "Funktionen" im Bereich "Projektzeiterfassung".

Projektzeiterfassung – Funktionen

In den Einstellungen von TimeStatement können Sie die Funktionen der Projektzeiterfassung nach Ihren Wünschen anpassen:

1. Gehen Sie zum Reiter "Verwaltung".

2. Klicken Sie auf "Einstellungen" und dann auf "Funktionen".

3. Scrollen Sie nach unten zu den Funktionen der Projektzeiterfassung.

4. Sie können folgende Optionen aktivieren, deaktivieren oder ausfüllen.

• Leiter können Benutzerdaten bearbeiten
• Bearbeitungsfrist: Wählen Sie einen Tag (zwischen 1 und 28), um den letzten Bearbeitungstag für die Projektzeiterfassung des Vormonats festzulegen. Wenn Sie beispielsweise den 5. Oktober auswählen, können Projektzeiterfassungen aus dem September und früher nur bis zum 5. Oktober bearbeitet werden. Nach diesem Datum können nur noch Projektzeiterfassungen aus Oktober und zukünftigen Monaten geändert werden. Wenn keine Auswahl getroffen wird, gibt es keine Einschränkungen.
• Zeit-Eintragungsmodus: Im Modus "Start & Ende" werden angegebene Zeiten in Hundertstel-Stunden umgerechnet, was zu Rundungsdifferenzen führen kann. Sie können auch wählen, ob Sie nur die Dauer, nur den Start und das Ende oder eine Kombination aus beidem verwenden möchten.
• Projektzeit zur Arbeitszeit hinzufügen: Sie können die Projektzeit zur Arbeitszeit hinzufügen. Diese Funktion ist standardmäßig aktiviert. Wenn Sie die Projektzeit und Arbeitszeit getrennt halten möchten, müssen Sie die Funktion deaktivieren.
• Beschreibung muss ausgefüllt werden
• Zeit muss ausgefüllt werden

Zeit muss ausgefüllt werdenWährungshinweis: Alle Preisangaben in diesem Artikel erfolgen der Einfachheit halber in Euro (€). In TimeStatement sind jedoch auch andere Währungen wie CHF und USD verfügbar.