Eine Projektvorlage spart Zeit, schafft Konsistenz, reduziert Fehler und bietet eine bewährte Struktur für einen effizienten Projektstart. TimeStatement ermöglicht es Ihnen, Projektdetails, Mitarbeiter, Aufgaben, Spesen-Kategorien sowie wiederkehrende Leistungen aus einem bestehenden Projekt für neue Projekte zu übernehmen. So machen Sie Ihr System wiederverwendbar.
Wie funktioniert es?
Erstellen Sie ein Projekt mit dem Namen „Musterprojekt“ und konfigurieren Sie dort die Projektdetails sowie die Einstellungen für Mitarbeiter, Aufgaben, Spesen-Kategorien und wiederkehrende Leistungen so, wie Sie sie für zukünftige Projekte nutzen möchten.
Beim Erstellen eines neuen Projekts haben Sie in TimeStatement die Möglichkeit, ein bestehendes Projekt als Vorlage auszuwählen. Wählen Sie das „Musterprojekt“, um alle oben genannten Einstellungen automatisch zu übernehmen. Das neue Projekt können Sie trotz der angewandten Vorlage jederzeit individuell anpassen.
Diese Vorgehensweise ermöglicht eine schnellere und strukturierte Projektplanung bei gleichzeitiger Flexibilität.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
1. Klicken Sie auf den Reiter „Projekte“ und dann auf „Projekt erstellen“.
2. Wählen Sie keine Vorlage aus und klicken Sie auf „Weiter“.
3. Geben Sie dem Projekt den Namen „Musterprojekt“. Definieren Sie nun die Währung, Verrechnungsart, den Stundensatz sowie das Budget des Projekts. Füllen Sie alle Angaben so aus, wie Sie sie für Ihre Projektvorlage wünschen. Klicken Sie auf „Speichern“. Wenn Sie Hilfe benötigen, konsultieren Sie unsere Anleitung „Wie erstelle ich ein Projekt?“.
Tipp: Wir empfehlen, sich selbst, also die eigene Firma, im Feld „Kunde“ auszuwählen. Warum das sinnvoll ist und wie Sie dies einrichten, erfahren Sie im nächsten Abschnitt.
4. TimeStatement gibt Ihnen nun die Möglichkeit, zugeteilte Mitarbeiter, Aufgaben und Spesen-Kategorien sowie wiederkehrende Leistungen zu erfassen. Vergessen Sie nicht, nach jeder Änderung zu speichern.
5. Um nun ein bestehendes Projekt zu klonen oder als Vorlage für ein neues zu verwenden, klicken Sie erneut auf den Reiter „Projekte“ und dann auf „Projekt erstellen“.
6. Diesmal können Sie als Vorlage das „Musterprojekt“ auswählen und haben somit für Ihr nächstes Projekt eine Vorlage mit bereits konfigurierten Mitarbeitern, Aufgaben, Spesen-Kategorien sowie wiederkehrenden Leistungen – vorausgesetzt, Sie aktivieren diese Optionen.
7. Nachdem Sie die Vorlage ausgewählt haben, können Sie dennoch alles nach Bedarf individuell für das Projekt anpassen.
Erfassen Sie sich selbst als Kunden
Unsere Empfehlung ist es, Ihre eigene Firma als Kunden zu erfassen. Auf diese Weise können Sie ein Musterprojekt für sich selbst anlegen, das Sie für alle weiteren Projekte und Kunden verwenden können. So gehen Sie vor:
1. Wechseln Sie zum Reiter „Kunden“, klicken Sie auf „Neuer Kunde“ und fügen Sie Ihr eigenes Unternehmen als Kunden hinzu.
2. Verwenden Sie den Namen Ihrer Firma und klicken Sie anschließend auf „Speichern“.
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